"Gestão de documentos é um conjunto de tarefas e procedimentos orientados para obter maior eficácia e economia na exploração ou aproveitamento dos documentos. Traduzindo em palavras ainda mais simples, são medidas que se toma para facilitar o manuseio dos mesmos.
Assim, na necessidade de uma informação contida no mesmo, seja fácil buscá-la e encontrá-la, e isso envolve sua elaboração, fluxo, uso, avaliação, arquivamento em sua fase corrente e intermediária.
Entende-se por fase corrente quando um documento está em atividade, usado com frequência, como, por exemplo, um fluxo ou procedimento, e intermediária é usado com pouca frequência, porém, ele precisa ser administrado assim como os outros, por exemplo, o contrato social da organização.
O objetivo da gestão de documentos é:
— Possibilitar a produção, administração, controle e manutenção, economia e eficiência, logo, além de facilitar na fase de elaboração, arquivamento e gerenciamento, uma boa gestão de documentos traz economia sustentável e redução de tempo;
— Viabilizar recuperação da informação, e isso pode ocorrer através de softwares que possibilitam a localização e utilização da informação com eficientes ferramentas de busca;
— Preservar a memória institucional, ou seja, a história e arquivos importantes para organização;
— Otimizar o uso da informação, ou seja, tornar ideal o uso da informação.
Falando diretamente de Gestão da Qualidade, a organização deve definir a estrutura da documentação que utilizará no SGQ, e essa estrutura deve ser lógica assegurando uma coerência para melhor identificação na busca da informação, e também genérica, para que todos os documentos da qualidade se enquadrem em algum tipo destacado na estrutura. Os documentos devem ter uma codificação e/ou referência que os torne únicos, ser elaborado considerando os respectivos usuários, ou seja, feito para a pessoa que vai utilizá-lo. Geralmente, a gestão da qualidade é composta de critérios que orientam uma gestão de documentos eficaz, tanto quando diz sobre controle de documentos onde seus conceitos são diretamente para a elaboração, verificação e validação, quanto sobre controle, onde traz a necessidade de 7 critérios:
- Compilação (por projeto, cliente, produto, data);
- Indexação (como buscar?)
- Condições de acesso (quem pode ver? Como?);
- Arquivo (arquivo físico, software)
-
Armazenamento e manutenção (condições ambientais e seguras
principalmente para registos em arquivo morto);
- Tempo de retenção;
- Inutilização.
"Uma gestão de documentos eficaz é fundamental para as organizações, visto que auxilia na troca de informações e melhora a tomada de decisões. Além disso, é item de destaque nos sistemas de gestão da qualidade. Conforme o item 4.2.3 da norma ISO 9001:2008 é necessário realizar o controle de documentos de modo a centralizar as informações e disponibilizá-las para a organização conforme houver necessidade.
A norma ainda exige o controle de revisões de documentos (para que os colaboradores não utilizem versões desatualizadas) buscando garantir que somente documentos aprovados circulem na organização.
Um sistema de gestão de documentos permitirá a utilização dos documentos de forma controlada e adequada. Dessa forma, mantendo sempre registrado o histórico de um arquivo, as alterações ocorridas em suas diferentes versões, o controle de acessos, etc.
Apenas usuários habilitados podem trabalhar nas revisões dos arquivos e é possível informar a data da próxima revisão, para que seja gerada uma pendência alertando o usuário sobre quando o documento deve ser revisado."
Atualizando o texto, na norma ISO 9001:2015, há o item 7.5 que trata da Informação documentada. Portanto, é possível observar a preocupação das normas de qualidade com a informação corporativa.
Esse tópico traz textos e conceitos extraídos do Blog da Qualidade (www.blogdaqualidade.com.br), especificamente dos textos "Entendendo a Gestão de Documentos" e "ISO 9001:2008 e a Gestão de Documentos" escritos por Monise Carla Bueno e Lidia Garcia de Campos.
